Постановка задачи на разработку ERP системы
Основной задачей, которую нам поставили руководители агентства недвижимости, было "создание инструмента удаленного контроля за ситуацией". Чтобы в режиме реального времени любой из топ-менеджеров мог быстро посмотреть ключевые показатели, и понять текущую обстановку дел в компании, из любой точки мира.
Для этого нам потребовалось сначала очень скурпулёзно составить перечень тех самых показателей, которые должны быть как в CRM системе, так и во внешней ERP системе учета.
Какие метрики помогут увидеть картину в целом? Какие метрики укажут на явные существующие проблемы в текущем моменте, и в каком из отделов компании? А какие показатели подскажут, что проблема может появиться через 1-2 месяца в перспективе? Какие инструменты можно внедрить в компанию, для облегчения текущей операционной деятельности и аналитики? Всё это мы долго и тщательно обсуждали на личных встречах и регулярных планерках по 2 раза в неделю, а затем приступили к реализации.
Система учета финансовых результатов в агентстве недвижимости
По нашему многолетнему опыту, ни одна штатная система аналитики в готовых CRM системах не удовлетворяет потребностям реального бизнеса. Либо владельцу компании приходится подстраиваться под рамки используемой CRM системы, либо писать собственные решения для аналитики, чтобы видеть те показатели, которые необходимо, в том разрезе, который нужен. Иными словами — две разных компании, даже в одной и той же сфере, всё равно захотят считать немного разные показатели. Или одни и те же цифры, но разными способами. Таким образом, мы подошли к вопросу о необходимости самописной системы учета для агентства неджвижимости Квартсервис.
В первую очередь, необходимо было разработать так называемый Реестр. Очень упрощенно - это список всех текущих сделок, по месяцам/годам. С возможностью отфильтровать по нужным руководству метрикам.
Чтобы разработать такой инструмент, нам необходимо было подключиться к исходным данным, которые хранятся на стороне CRM системы Топнлаб. А так же сконфигурировать и настроить СРМ систему таким образом, чтобы в ней физически могли фиксироваться все необходимые нам показатели в нужное время и в нужном формате данных.
Итак, Реестр всех сделок.
Представляет из себя базовый финансовый учет, собранный в удобном формате и с учетом нужных метрик и параметров для Заказчика. Сердце всего проекта и первый помощник бухгалтера при подсчете зарплат в конце месяца.
Мощные фильтры по всем базовым вещам:
- сотрудник
- отдел
- тип сделки
- источник
- фильтры по ответственным за каждый ключевой момент «воронки продаж»
- суммы комиссий
- суммы авансов
- фиксация расходов
- выручка
Так же реализована куча дополнительных ништяков с автоматической проверкой корректности заполнения необходимых ключевых полей в сделках в СРМ системе. Подсветка любого некорректно заполненного параметра прям из реестра. Можно быстро увидеть, где сотрудниками недостаточно внимательно заполнены данные, тут же перейти в соответствующую сделку и устранить недочет.
Интерактивная статистика для агентства недвижимости
Блок статистики. Автоматический подсчет внутренних KPI сотрудников, отделов, групп. Подхватываем и в моменте считаем такие метрики, как:
- Количество встреч
- договоров
- сделок
- авансов
- отказов
- сделок под угрозой развала
- возможность посчитать конверсии по этапам (в процессе разработки)
План и факт по показателям (в процессе разработки).
Отдельный блок KPI для Отдела продаж, отдельный блок метрик для Юридического отдела и свой набор для Ипотечного отдела.
Все цифры кликабельные. Все метрики подписаны – что и из чего считается.
Глобальная выгрузка всего и вся в Excel
По просьбе Заказчика, сделали умные выгрузки всех текущих отчетов в Excel. Иногда это нужно для каких-то точечных манипуляций с данными.
Выгрузка в Эксель работает для каждого отчета по-отдельности. Можно выгрузить отчет в "базовом виде". Можно применить любые существующие фильтры, а затем сделать выгрузку данных в эксель с сохранением примененных фильтров.
Сначала делаем нужную выборку данных в отчете, затем жмем выгрузить в эксель – получаем файлик с которым можно делать любые манипуляции на ваш вкус и цвет.
Нагрузка на юристов
По просьбе руководителя компании, который отвечает одновременно за работу юридического отдела, создана отдельная редакция Реестра, так сказать, его вариация. Раздел нагрузка для юристов необходим для определения, какие юристы сейчас загружены больше, какие меньше.
Чтобы это было быстро, легко и наглядно, для распределения текущих сделок на наименее нагруженных сотрудников.
Отслеживание ключевых изменений в сделках
Измененные даты расчетов у сделок. Список всех сделок, у которых за время работы по той или иной причине были изменены ключевые даты расчета. Для дополнительного контроля – а почему это происходило в каждом конкретном случае.
Блок безопасности
Автоматизированный контроль за потенциальными недобросовестными действиями сотрудников в разных блоках СРМ системы.
Доступ разного уровня к Реестру и Статистике
Разграничение правд доступа на уровни. Админ видит всё. Руководитель отдела продаж видит всё по отделу продаж. Руководитель Юристов видит все метрики и цифры по юристам. Руководитель ипотеки видит всё по Ипотеке. Руководитель Группы внутри отдела продаж – видит статистику и метрики только по своей группе.
Главным нашим успехом в данном проекте считаем наличие таких отзывов со стороны Заказчика:
