Проект выполнен в 2022-2023 году.
Для каждой онлайн-школы вопросы учета клиентов, аналитики, автоматизации проведения занятий, удобное рабочее место для учителей и учеников - одни из самых важных вопросов.
В 2021 году к нам обратились основатели шахматной онлайн-школы Chessfist.online, с задачей разработать простую CRM-систему, куда бы приходили заявки с сайта и по ним можно было назначить урок по календарю. С этой, казалось бы, небольшой задачи, началась разработка одного из крупнейших проектов в нашем портфолио по состоянию на 2024 год - полноценной самописной CRM системы для бизнеса.
Онлайн школа шахмат ChessFirst
ChessFirst - федеральная сеть, насчитывающая 25 успешно функционирующих клубов в разных городах России. В 2019 году запустили одну из крупнейших онлайн-школ в Европе CHESSFIRST.ONLINE.
Исходные условия для разработки CRM
На старте работ у клиента около 30 действующих тренеров и порядка 250 учеников. Для ведения уроков и расписаний используется внешняя система holihop, как временное решение, но ее функционала местами недостаточно. Однако, сразу же нужна интеграция нашей системы с holihop. Также, необходима разработка сайта и посадочных страниц для приземления коммерческого трафика (директ, таргет, интеграции с блогерами), с заделом для дальнейшего SEO.
Задача на разработку СРМ-системы
Перед нами стояла большая и крупная задача - разработка CRM системы для бизнеса. С нуля, и целиком под ключ + создание корпоративного сайта на нескольких языках.
Структура и разделы реализованной CRM для онлайн школы
- Ученики
- Заявки
- Занятия
- Абонементы
- Преподаватели
- Общая статистика
- Статистика преподавателей
- Статистика зарплат преподавателей
- Промокоды
- Платежи клиентов
- Чат боты
- WhatsApp рассылка
- Email рассылка
- Управление контентом сайта
- Личный кабинет ученика
- Личный кабинет учителя
- Интеграция с Lichess
- Интеграция с ZOOM
- Блог
- Посадочная страница для взрослых
Раздел Ученики
Список всех учеников онлайн-школы, с разбивкой на категории, возраст, уровень игры, дополнительными данными и обязательным указанием часового пояса.
Раздел Заявки
Здесь отражены все поступающие заявки на пробный урок, данные клиента, маркетинговые данные (источник), региональность и возможность тут же создать пробное занятие к каждой заявке, в определенное время и определенному тренеру.
В разделе CRM Заявки так же имеются статусы заявок, которые автоматизируют связанные действия (в т.ч. автоматические уведомления клиенту в whatsapp), например, после назначения пробного урока - уходит уведомление, на какое время назначено занятие, ссылки на необходимые материалы и комнаты для подключения к уроку.
Раздел Занятия
В некотором смысле - ядро CRM для бизнеса формата онлайн-школы. Можно посмотреть все Занятия списком, и в режиме календаря. Часы, дни, недели. Назначенные платные занятия, пробные уроки - разграничиваются цветом.
В 2023 году мы полностью перешли на собственный календарь и ведение заявок в нашей CRM, отказавшись от работы в Holihop.
Тренер в своем личном кабинете (или менеджер, по согласованию с тренером), может указать “свободное время”, которое также будет отражено в сводном календаре в админ-панели CRM системы.
Можно выбрать конкретного тренера - и посмотреть его плановую загрузку и свободные окна.
Можно выбрать конкретного ученика, и посмотреть его занятия по расписанию (регулярные занятия, например, по вторникам и четвергам в 8:30 утра), а также дополнительные занятия сверх расписания, если ученику такие потребовались.
Все заявки учитывают часовой пояс тренера, часовой пояс ученика, и обязательно пересчитываются в унифицированное время главного офиса (часовой пояс - Москва), чтобы можно было сопоставлять и корректно согласовывать назначенные уроки в расписании.
Абонементы занятий
Все занятия приобретаются через абонементы. Длительность и количество уроков, регион, выбранная валюта.
Раздел Преподаватели
Данный раздел представляет из себя список всех тренеров, их категории (в соответствии с которым устанавливается уровень зарплатной ставки конкретного преподавателя).
Общий список всех тренеров, заведенных в систему. Их базовые данные для связи, статус профиля - опубликованный на сайте, действующий, редактируется, недостаточно данных.
Ставки преподавателей за проведенные уроки - регулируются Категорией преподавателя. Каждой категории присвоена своя ставка в рублях за каждый тип занятия (разной продолжительности, в разных регионах и в разных валютах).
Общая статистика в CRM по всей онлайн-школе
Сводная общая статистика по школе - по всем ключевым метрикам, которые требует бизнес - кол-во преподавателей, учеников, входящих заявок за период, пробные уроки, успешные пробные уроки, пропущенные пробные, базовые конверсии.
Статистика преподавателей
Сводная статистика по всем тренерам, сколько было проведено уроков, и какого типа. На основе этих данных, а также Категории конкретного преподавателя в соседнем разделе производится расчет Зарплат
Статистика зарплат преподавателей в CRM
После ручной проверки данных, администратор онлайн школы в CRM системе может не выходя из личного кабинета произвести выплату зарплаты тренеру.
Промокоды
Для маркетинговых целей и рекламных кампаний, интеграций с блогерами и других активностей предусмотрен раздел с созданием промокодов
Платежи клиентов и раздел "про деньги"
Отдельный раздел по всем входящим платежам - с нескольких онлайн-касс, нескольких регионов и платежных терминалов, с разных валют - пересчитываются в единую сводную таблицу и дашборд по входящим деньгам. 
Здесь же реализована возможность возврата платежа, не выходя из админ-панели CRM системы.
Чат боты
Создан специально под задачи шахматной онлайн-школы чатбот, который можно конфигурировать и корректировать под текущие нужды и задачи прямо из админки.
Встроенная в CRM Whatsapp рассылка
Прямо из админ-панели в пару кликов можно организовать полноценную рассылку в ватсапе по нужным категориям учеников 
Емейл рассылка по франчайзи
Из админ-панели в пару кликов организуется рассылка электронных писем для всех подключенных к школе франчайзи и филиалов.
Отзывы клиентов
Все поступающие отзывы через сайт (и через автоматизацию сбора отзывов с помощью чатботов и рассылок) собираются в единую базу отзывов, откуда затем могут быть перенаправлены для показа на главной странице сайта или в других ключевых разделах 
Управление контентной частью сайта
Конечно же, можно редактировать содержимое основных разделов сайта - контент, на разных языках (на момент написания статьи - сайт переведен на три языка)
Личный кабинет ученика
Помимо всей CRM системы, у каждого ученика реализован свой личный кабинет, в котором подгружаются все данные, плановые уроки по расписанию, домашние задания от тренеров и т.д.
Личный кабинет Учителя
У тренеров так же есть свои личные кабинеты (на разных языках, в зависимости от региона и выбранных установок данного учителя) - где он может видеть все назначенные занятия в режиме календаря, указывать своё свободное время, отмечать детали прошедшего занятия и видеть свою постоянную ссылку на Zoom конференцию. 
Интеграция с платформой Lichess
Все занятия проходят на open-source платформе Личесс, которая целиком интегрирована во все процессы онлайн-школы. Ссылки, профили и т.д. - всё это отражено и интегрировано между учениками, тренерами и связано в единую статистику. 
Интеграция видеосвязи ZOOM
Каждому тренеру создан платный аккаунт ZOOM, прямая ссылка указывается в профиле учителя. При начале урока именно у этого учителя - на платформе Lichess генерируется онлайн-комната, окно появляется рядом с игровой доской, а ученику приходит автоматическая ссылка для подключения - к данной доске и уроку, а также - к видео-трансляции данного урока.
Время трансляции привязано к расписанию уроков и в определенный момент сеанс связи будет автоматически прекращен, если допустимое время занятия было превышено.
Блог для SEO продвижения онлайн-школы
Реализован приятный стильный раздел Блог, для нужд SEO-продвижения сайта онлайн-школы
Обучение шахматам для взрослых
Создан раздел Обучение шахматам для взрослых, с отдельным дизайном, специальными тарифами, условиями и т.д.
